Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

MOTTAK (Tilbake)

Posten 

1

All post til skolen skal leveres i postmottaket (postkasse eller postboks) eller direkte til arkivtjenesten ved skolen (Merk! Postkasse skal ha lås.)

Arkiv     Rektor

Arkivtjenesten er ansvarlig for å hente post i evt. postkasse/postboks. Dette kan utføres av tiltrodd personale for arkivtjenesten. Rektor er ansvarlig får ta ut post fra altinn og levere det til arkivtjenesten

Saksbehandler

Personlig levert post. Dersom saksbehandler, lærer eller andre mottar sakspost personlig, er det deres ansvar å levere denne til arkivtjenesten umiddelbart for registrering og journalføring.

Alle

Elektronisk post (ekstern og intern). Det er saksbehandler, lærer eller andre som mottar e-post, sitt ansvar å sørge for at e-post som er arkivverdig, dvs. inngår i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir tatt ut på papir og levert arkivtjenesten for registrering i journalen.

Arkivuverdig post skilles ut/arkivbegrenses (jfr. arkivforskriftens §3-19). Legges ved øvrig post til gjennomsyn. Kurstilbud som ikke er aktuelle kastes.

ÅPNING OG SORTERING (Tilbake)

Arkiv

2

Personlig adressert post og personlig adressert e-post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, følges retningslinjene som under personlig levert post.

3

Arkivansvarlig ved skolen åpner innkommet post. Dokumentene stemples med rødt journalstempel og påføres nødvendig informasjon (jfr. steg 9)

4

E-post blir åpnet og evt. bekreftet mottatt, er det sakspost tas det ut kopi på papir og arkivkopien følger vanlige rutiner for registrering.

5

Rektor skriver ut arkivverdig post fra altinn og levere det til arkivansvarlig.

6

Arkivuverdig post skilles ut/arkivbegrenses (jfr. arkivforskriftens §3-19). Legges ved øvrig post til gjennomsyn. Kurstilbud som ikke er aktuelle kastes.

7

Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.

REGISTRERING (Tilbake)

8

Innkommet brev registreres i manuell journal med: (jfr. steg 22)

• Journalnummer
• Dato for journalføring
• Avsender/mottaker
• Dokumentinnhold
• Brevets dato
• Evt. hjemmel for unntatt offentlighet
• Arkivkode
• Saksbehandler
• Evt. lenking

Dokumenter unntatt offentlighet: Det er rektor/leder som har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og hvilken hjemmel det kan unntas etter.

Følgende dokumenter som inngår i elevarkiv er det viktig å journalføre:

• Forhåndsvarsel og enkeltvedtak vedr. skoleplassering.
• Søknad fra foresatte vedr. skolefri
• Enkeltvedtak vedr. skoleskyss
• Faguttalelser fra for eksempel PPT, som fører til tiltak
• Enkeltvedtak om spesialundervisning
• Enkeltvedtak om særskilt undervisning for minoritetsspråklige
• Korrespondanse vedr. elever med ansvarsgrupper rundt seg
• Når eleven flytter til annen skole
• Kontakt med barnevernet

9

Påfører dokumentene journaldato, journalnummer, arkivkode, evt. hjemmel for unntatt offentlighet, m.m. i stempelrubrikkene.

Rundskriv som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte. Etter postrunden bør disse oppbevares sammen med andre rundskriv i egne permer.

10

Fordeler posten til respektive saksbehandlere.

11

Aviser, tidsskrifter, brosjyrer, etc. som ikke er adressert til person, legges i egen hylle eller på annet anvist sted.

SAKSBEHANDLING / UTGÅENDE KORRESPONDANSE (Tilbake)

Saksbehandler

12

Kontrollerer at riktig arkivkode og evt. hjemmel for unntatt offentlighet er ført på innkommet dokument. Eventuelle endringer meldes arkivet som retter i journalen.

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen.

13

Returnerer registrerte dokument som ikke krever skriftlig svar til arkivet påtegnet behandlingsmåte (TE/TA = til etterretning/til arkiv, TLF = besvart pr. telefon, BS = besvart med retur av skjema), svar og dato.

Arkiv

14

Tildeler journalreferanser og arkivreferanser (journalnr. og arkivkode) til saksbehandler ved utgående brev i en sak.

Saksbehandler

15

Skriver utgående brev/dokument i brevmal i tekstbehandler, hvor tildelte journal og arkivreferanser innarbeides i brevhodet.

16

Leverer 2 kopier av utgående brev til arkiv. 1 eks. for saksmappe og 1 eks. til kopibok. Graderte brev må merkes unntatt offentlighet med riktig paragrafhenvisning.

Arkiv

17

Kopibok: Setter en gjenpart av utgående brev i kronologisk orden (etter dato) i kopibok. Kopibøker er unntatt offentlighet og skal bindes inn ved bortsetting. (Jfr. arkivforskriftens § 3-14, siste ledd.)

Saksbehandler

18

Legger originalen i konvolutt til frankering i egen kassett for ut-post.

19

Rensing: Det er saksbehandlers ansvar at saksmappen er renset for binders, kladdenotater, overflødige kopier og annet arkivuverdig materiale, før den leveres arkivet. (Jfr. Arkivforskriftens § 3-19)

20

Saker skal returneres til arkivet umiddelbart etter ferdigbehandling. Arkivpersonalet legger saken i arkivet og fjerner evt. lånekort (jfr. pkt 19).

Evt.
Ved bruk av e-post: Saksbehandler er ansvarlig for å kontrollere at sakspost som blir sendt som e-post kommer frem til rette vedkommende (kvittering). Dokumentet skrives ut på papir og leveres arkiv for registrering og ekspedering, på samme måte som vanlig papirpost.

UTLÅN FRA ARKIV (Tilbake)

Saksbehandler

21

Det er ikke anledning for saksbehandlere å låne mapper fra arkivet uten å fylle ut lånekort. Bare saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut. Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles. Utlånt mappe settes tilbake i arkivet så snart som mulig

UTSKRIFT AV JOURNAL (Tilbake)

Arkiv

22

Hovedregelen er at posten registreres i manuell journal (protokoll). Den manuelle journalen kan også føres i et regneark (Excel). Gjøres dette gjelder følgende:

• Føring i regneark (Excel) er å betrakte som en manuell journal ført for hånd. Den skal foreligge på papir og bindes inn ved bortsetting, jfr. arkivforskrifta § 3-14.
• Det skal brukes en standard mal som er godkjent av kommunens arkivansvarlig (i samarbeid med IKA). Denne malen skal ha en tilnærmet lik rubrisering som den manuelle journaltypen som brukes i kommunen.
• Det skal alltid foreligge papirversjon av postjournal ført i regneark. Dvs. etter hver gang det er registrert nye dokumenter skal det tas utskrift som fanger opp de siste registrerte dokumentene og lenkingen til saker disse dokumentene inngår i.
• Etter avsluttet journalperiode (et år), skal det avsluttede journalåret skrives ut i sin helhet.
• Hver ny journalperiode skal begynne med journalnr. 1.
• Når man har samlet en bunke med utskrifter av journalårganger (ca. 1 cm. eller tykkere), skal disse bindes inn som en bok med det eldste journalnummeret først og det yngste sist.
• Arkivplanen inneholder egen rutinebeskrivelse for innbinding.