Dokumentkategori:

Kommentar:

Bøker, trykksaker og publikasjoner

Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret. Mottaker oppbevarer nødvendige eksemplarer i hyller på den enkelte avdeling eller på saksbehandlers kontor.

Årsmeldinger, rapporter, utredninger, statistikk osv.

Utsteder har oppbevaringsansvar.

Rundskriv

Behandles som ovenstående. Utgiver har oppbevaringsansvar. Rundskriv skal oppbevares i egne serier, fortrinnsvis i ringpermer, og kan kasseres etter behov.

Reklame og tilbud

Reklamemateriell kan sendes for gjennomsyn til interesserte, men skal ikke i arkivet. Reklamemateriellet kan etter gjennomsyn oppbevares på egnet sted.

Møteinnkallelser og møtereferat, særutskrifter osv.

Det meste av dette er bare til orientering. Møteinnkallelser har arkivverdi frem til endelig møtereferat foreligger. NB: Utsteder har oppbevaringsansvar for møtereferatet.

Kursinvitasjoner

Arrangør har oppbevaringsansvar. Invitasjonene sendes på omgang eller henges på oppslagstavle.

Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi

Materiale som er av generell karakter med svært kortsiktig interesse skal ikke i arkivet. Som eksempel kan nevnes en melding fra bedriftens bankforbindelse vedrørende åpning av ny filial, rutetabeller o.l.

Dokumentkategori:

Kommentar:

Konsepter (utkast til brev), uferdige manuskript, kladdenotater, klisterlapper osv.

Disse kan kasseres når materialet er ferdig. Unntak er kladdenotat som inneholder viktig informasjon som ellers ikke følger saksbehandlingen. Viktig informasjon for saksframstillingen skal under ingen omstendighet noteres på klistrelapper.

Midlertidig utgave av bearbeidet materiale

Det hender ofte at vi utarbeider skjemaer e.l. i flere versjoner før endelig utgave foreligger. I de aller fleste tilfeller er det tilstrekkelig bare å arkivere det endelige sluttproduktet, og ikke alle versjonene.

Gjenparter og ekstra kopier

Saksmappene sorteres og ryddes for ekstra kopier før de blir arkivert i fjernarkivet. Kun en gjenpart til saksmappe.