Lokale rutinar ang. post og arkiv Kolnes skole.

Merk!
Dette er lokale tilpassinger på Kolnes skole av dokumentet " Veil. manuell postrutine - skoler ”, som er et styrende dokument for postbehandling ved alle skoler i Karmøy kommune.

Arkiv:

Litt om elevmapper

• Hver elev har bare ei elevmappe. Elevmapper skal stå i eget avlåst arkiv. Er elevmappen full, opprettes mappe to osv, men de skal plasseres sammen med den opprinnelige mappen.

Innhaldsliste

• På elevmappen skal det føres innholdsliste.

Lån av mapper

• Ved lån av mappe fra arkivet skal det føres inn i loggen som ligger på arkivskapet hva som er lånt, dato for utlån samt signaturen til han/hun som har mappen. Mappen skal legges tilbake så snart som mulig og det skal loggføres når den ble levert inn. Mappen skal oppbevares på en sikker måte i tiden den er ute av arkivet. Mapper skal ikke tas ut av skoleområdet. Denne prosedyren er nødvendig for å gi rektor tilstrekkelig dokumentkontroll.

  Utlån av elevmapper følger ”need to know” prinsippet. Bare hele mapper kan lånes ut av arkivet, og innholdet må aldri deles, dvs at enkeltdokument ikke kan tas ut av mappen.

  IOP-er er arbeidsredskap, det kan derfor være ønskelig for lærer å ha en kopi til "kladd". Følgende kan da gjøres: Fjern framsiden og tusj over navnes i resten av IOP-en. Alternativt: Skriv IOP-en uten navn (utenom framsiden), dvs. bruk han/hun/eleven i steden for navn.

Post:

Inngåend post

• Alle må sjekke posthyllene sine daglig. Her kan det ligge dokumenter av sensitiv art, dvs. dokumenter som ikke er offentlige (anligvis etter §5 og §5a i offentlighetsloven). Disse dokumentene skal ligge i konvolutt. Dokumenter av denne typen må behandles forsvarlig, dvs. sikres/vanligvis makkuleres etter bruk. Post levert til navnehylla, er regnet som informasjon til deg. Det er rektor som er ansvarlig for arkivering av slik post.

  Post adressert på navn blir levert uåpnet i posthyllene. Mottakar er da ansvarligfor å levere innholdet tilbake til administrasjonen dersom posten er arkivverdig og/eller krever registrering og ekspedering. Privat post bør ikke være adressert til skolen.

Utgående post

• All utgående post som kan medføre ei saksbehandling, eller av andre grunner er av en slik art at den bør dokumenteres for ettertiden, skal innom administrasjonen før den blir sendt. Dette for kopibok og postjournal. Husk formelle krav til utgående post – som dato osv. Dette kvalitetssikrer administrasjonen.

E-post

• Alle ansatte skal ha en egen offisiell e-postadresse, for tiden av typen navn/initial@karmoyskolen.no. IKT er ansvarlig og ordner dette. Denne bør brukes til jobbrelatert e-post.
• Husk at du i enkelttilfeller kan gi ut e-post adressen til skolen: kolnes@karmoy.kommune.no.
• E-post skal ikke brukast til kommunikasjon av sensitiv art.
• Mottaker av e-post er ansvarlig for å levere evt. arkivverdig post til administrasjonen for registrering./ekspedering. Se og under ”Utgående post”.