Lokale rutinar ang. post og arkiv Mykje skole.

Merk!
Dette er lokale tilpassinger på Mykje skole av dokumentet " Veil. manuell postrutine - skoler ”, som er et styrende dokument for postbehandling ved alle skoler i Karmøy kommune.

Arkiv:

Litt om elevmapper

• Hver elev har kun en elevmappe. Elevmapper 1-7. trinn står i et eget arkivskap. Er elevmappa full, opprettes mappe to osv, men de skal plasseres sammen med den opprinnelige mappa. Vi bruker gule saksmapper til interne notater

Innhaldsliste

• På elevmappa skal det føres innholdsliste. Dette gjøres av sekretær.

Lån av mapper

• Ved lån av mappe fra arkivet, skal det legges et rødt ark, ”lånekort”, der mappa var plassert i arkivet, med signaturen til den som har mappa, samt dato for utlån. Det ligger røde ark på arkivskapet. Mappa skal legges tilbake så snart som mulig, og sikres i tiden den er ute av arkivet. Mapper skal ikke tas ut av skoleområdet.

  Bare hele mapper kan lånes ut av arkivet, og innholdet må aldri deles, dvs at enkeltdokument ikke kan tas ut av mappa.

  IOP-er er arbeidsredskap; det kan dermed være ønskelig for lærer å ha en kopi som blir brukt som det. Følgende kan da gjøres: Fjern framsiden og tusj over navnet i resten av IOP-en. Alternativt; skriv IOP-en uten navn (utenom framsiden), dvs bruk han/hun/eleven i steden for navn

Post:

Inngåend post

• Alle må sjekke posthyllene sine daglig. Her kan det ligge kopi av dokument av sensitiv art, dvs dokument som ikke er offentlige (vanligvis etter §5 i offentlighetsloven). Dokumenter av denne typen må behandles forsvarlig, dvs sikrest/ vanligvis makuleres etter bruk. Post i din hylle er regnet som informasjon til deg. Det er rektor som er ansvarlig for arkivering av slik post.

  Post adressert på navn blir levert uåpnet i posthyllene. Mottaker er da ansvarlig for å levere innholdet tilbake til administrasjonen dersom posten er arkivverdig og/eller krever registrering og ekspedering. Privat post bør ikke være adressert til skolen.

Utgående post

• All utgående post som kan medføre saksbehandling, eller av andre grunnar er av en slik art at den bør dokumenteres for ettertiden, skal innom administrasjonen før den blir sendt. Dette for kopibok og postjournal. Husk formelle krav til utgående post – som dato osv. Dette kvalitetssikrer administrasjonen.

E-post

• Alle ansatte skal ha en egen offisiell e-postadresse, for tiden av typen navn/initial@karmoyskolen.no. IKT ansvarlig ordner dette. Denne bør brukes til jobbrelatert e-post. Husk at du i enkelttilfelle kan gi ut e-post adressen til skolen: mykje@karmoy.kommune.no
• E-post skal ikke brukes til kommunikasjon av sensitiv art.
• Mottaker av e-post er ansvarlig for å levere evt. arkivverdig post til administrasjonen for registrering./ekspedering. Se og under ”Utgående post”.